我也一直在思考，既然我們的會議越來越強(qiáng)調(diào)民主，但為何大家還是會選擇沉默？這固然有傳統(tǒng)思維方式作祟，也折射出我們會議流程設(shè)計不足。
比如說，讓負(fù)責(zé)該項目的領(lǐng)導(dǎo)作為會議的主持人，他既是裁判員又是運動員，與會的下屬如何敢真正當(dāng)面說出反對意見？又比如，在提出一項有可能引起爭議的議題后，沒有給予與會者充分的時間思考就要求他們當(dāng)場表態(tài)，那么與會者如何能立即反對？又比如一些會議名為收集不同意見，但會后沒有專人落實整改，使得曾提出建議的人從滿懷期待到灰心喪氣，多次重復(fù)后一定會選擇噤聲。還有一些會議優(yōu)先選擇持一方觀點的人與會，使得持相反觀點的人員數(shù)量在會場上處于劣勢，一旦發(fā)言交鋒，則更加處于不利位置。
【開方】
大約十五年前，我被單位委派去美國參加短期培訓(xùn)。當(dāng)時接觸的美國《羅伯特議事規(guī)則》給我很深印象。其開篇即是羅伯特將軍的名言：“一旦離開了規(guī)則，每個人都自由行事，結(jié)果將是每個人都得不到真正的自由。 ”而這套規(guī)則的核心，就是要盡力確保每個與會人員在會議上都有說話的權(quán)利，由此保證各方的利益得到保護(hù)。他山之石，值得借鑒。
目前，機(jī)關(guān)內(nèi)不乏專事會議安排的人員。但他們往往對會議現(xiàn)場布置、領(lǐng)導(dǎo)排位情況斟酌再三，對于如何確保多方意見能在會議上公平、公正地得到呈現(xiàn)，卻考慮得較少。希望在這方面有所改進(jìn)，甚至有所考核。
跟著Betty看外企如何開會
Betty，女，前媒體記者，現(xiàn)為外企高級經(jīng)理。
一，凡是會議，必約時間
外企會議一般分為兩種。一種是例行會議，占會議總數(shù)三成。另一種是臨時性會議，占會議總數(shù)七成。由于外企工作人員一般都較為繁忙，會議組織者在準(zhǔn)備臨時性會議時，一般會提前一周和與會者約時間，以確保與會者能及時調(diào)整自己的時間安排。
二，凡是會議，必有主題
清談類、聯(lián)絡(luò)感情為主的會議，一般不在工作時間召開。所有工作會議，必定預(yù)先設(shè)置主題、確定流程、確定會議組織者。哪些會議是以提出問題為主的，哪些會議是以解決問題為主的，都會在主題中予以明確。即便是以統(tǒng)一思想為主的務(wù)虛會議，也會確定主題。
三，凡是會議，必預(yù)準(zhǔn)備
國企內(nèi)的許多會議，是人到了會場才看到會議材料?，F(xiàn)場往往會出現(xiàn)主講人在臺上講話，臺下大家紛紛看材料的情況。在外企，會議組織者會預(yù)先準(zhǔn)備材料，如果材料閱讀量較大，會預(yù)先另備一份說明摘要，將材料中的重點、會議中要討論的主要內(nèi)容標(biāo)識出來，使人能一目了然需要討論的重點。所有材料準(zhǔn)備內(nèi)容，會在會議召開前幾天以郵件等方式發(fā)到各位與會者手里，以確保會議召開時，大家人都到場，心里有數(shù)。
四，凡是會議，必有分工
以部署工作為主的會議，會在開會前，就由會議組織者為每個與會者安排好會上的角色、任務(wù)和職權(quán)的邊界。即每個人到了會場后，被授權(quán)做什么、不做什么都很清晰。會上每個流程都有負(fù)責(zé)人，每個提出的問題都有專人認(rèn)領(lǐng)，負(fù)責(zé)認(rèn)領(lǐng)的人員則在會后相應(yīng)地負(fù)責(zé)事務(wù)的落實。每個提出的解決方案會經(jīng)過討論，如果獲得通過就會被作為下一階段執(zhí)行項目的依據(jù)。
五，凡是會議，必要追蹤
不論會議大小，會議的組織者，一定會安排專人負(fù)責(zé)會議記錄。在會后當(dāng)天或者翌日，會將會上達(dá)成的共識整理成文字材料，以內(nèi)部郵件等方式告知所有與會者。并且會在郵件中提出，如果有遺落或者不妥，希望大家提出修改。經(jīng)過修改通過的會議記錄，將成為下一階段工作的執(zhí)行指南。（沈軼倫）
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